La ville crée une équipe projet transversale (direction des bâtiments, DSI pour les équipements numériques, service scolaire, DRH pour les agents concernés). Un comité de pilotage mensuel réunit les DGA. Le chef de projet coordonne sans autorité hiérarchique, avec une matrice RACI pour clarifier les rôles.
Initialisation : note de cadrage (objectifs, budget, calendrier 18 mois). Planification : Gantt avec jalons (appel d'offres, paramétrage, formation, déploiement). Exécution : tableau de bord hebdomadaire. Clôture : REX avec les utilisateurs et transfert au service RH.
Non : le chef de projet exerce une autorité fonctionnelle (sur le projet) et non hiérarchique (sur les personnes). Les membres de l'équipe conservent leur rattachement hiérarchique à leur direction d'origine.
La clôture est une phase à part entière. Elle permet de capitaliser les apprentissages (REX), de valider la réception des livrables et d'assurer la pérennisation des résultats dans les services.
Ce sont deux outils différents. Le Gantt représente le planning dans le temps (barres horizontales). Le PERT représente les dépendances entre tâches et identifie le chemin critique (tâches dont le retard retarde tout le projet).
Le suivi de l'exécution est indispensable même avec un bon planning. Les aléas (retards fournisseurs, absences, changements de priorité) nécessitent des ajustements en continu.